Die Herausforderung

Bereits seit einigen Jahrzehnten werden neben Akten vermehrt digitale Objekte erzeugt. Dabei stellt sich die Herausforderung, die klassischen Archivprozesse an diese neuen Anforderungen anzupassen. Dies erfordert sowohl im Bereich der Organisation neue Lösungsansätze als auch im Bezug auf die eingesetzte Technologie. Dabei kann die Arbeitsweise in Archiveinrichtungen durch den Einsatz von softwarebasierten Anwendungssystemen unterstützt werden. Die Fragestellungen, die es zu beantworten gilt, sind unter anderem:

• Bewertung von ausgesonderten, digitalen Informationen
• Übernahme von Informationen aus Fachverfahren
• Erschließung strukturierter und unstrukturierter Daten
• Festlegung auf eine geeignete Archivierungsstrategie
• Konzeption und Organisation des digitalen Magazins
• Gestaltung des Zugriffs und der Repräsentation der digitalen Archivalien

Hinzu kommen weitere Herausforderungen der digitalen Langzeitarchivierung, die durch den fortschreitenden Technologiewechsel entstehen. Hierbei ist der störungsfreie Betrieb hinsichtlich Datensicherheit und Datenintegrität über sehr lange Zeiträume zu gewährleisten.

Die Lösung

Die Analyse von Geschäftsprozessen und technischen Prozessen ist die Kernkompetenz vonINFOLOGICA, die das Unternehmen in langjähriger Praxis zu einem anerkanntenIT-Beratungsexperten formte. Als Dienstleister agiert das Unternehmen herstellerneutral.Im Bereich der Langzeitarchivierung orientieren wir uns am OAIS-Konzept. Bei der Aus-arbeitung langlebiger und sicherer Archiv-Lösungen achtet INFOLOGICA besonders auf die Einhaltung von Standards und bevorzugt den Einsatz quelloffener Software.

Unsere Strategie verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz von der Konzepterstellung bis hin zur Realisierung. Anders als Andere übernehmen wir somit die Verantwortung für die praxisnahe Umsetzung. Eine besondere Rolle spielt hierbei das von uns entwickelte Kompakt-Assessment, das im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung belastbare Angaben über die nötigen Folgeschritte ermöglicht.

Unsere Leistungen

Bei der Einführung von Verfahren zur digitalen Langzeitarchivierung beraten wir Sie konkret bei der:

• Analyse der gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen
• Modellierung des Gesamtkonzepts mit Auswahl geeigneter Softwarelösungen
• Ausarbeitung zukunftsorientierter Archivierungsstrategien

Dieses Schaubild verdeutlicht den Archivierungsprozess, den wir durchweg begleiten:

Hier eine beispielhafte Auswahl aus unserer Arbeit:

1. Beratung bei der Aussonderung (von Fachverfahren)

Digitale Informationen sind eng mit den bereitstellenden Systemen bzw. Fachverfahren verknüpft. Die zugrunde liegenden Datenmodelle sind mitunter undurchsichtig und unzureichend dokumentiert. Vorhandene Schnittstellen können genutzt oder müssen angepasst werden, um Inhalte in Langzeitarchivformate zu überführen.

2. Übernahme unstrukturierter Daten

Historisch gewachsene Datenbestände liegen in der Regel unstrukturiert und ohne geeignete Metadaten vor. Somit fehlt im Rahmen der Übernahme jegliche Bewertungsgrundlage. Hier gilt es durch intelligente Verfahren den Archivar bei der Analyse der Dokumenteninhalte und der Abbildung von Vorgängen zu unterstützen. Durch die weitgehend automatisierte Ermittlung von Metadaten wird eine Übernahmeentscheidung und systemgesteuerte Aufnahme im digitalen Magazin möglich.

3. Konzeption des Digitalen Magazins

Eine sichere Archivierung digitaler Informationen über Jahrhunderte scheint eine kaum lösbare Aufgabe zu sein, dennoch existieren die benötigten Bausteine bereits. Neben der Hardware und Betriebssoftware ist es unerlässlich, sich im Hinblick auf die angestrebte Nutzung Gedanken über Organisation bzw. Technologien zu machen. Auch ist die Integration des digitalen Magazins in bestehende Erschließungssysteme zu berücksichtigen.

Machen Sie den nächsten Schritt und sprechen Sie mit unseren Beratern!

Gern führen wir ein kostenloses Kompakt-Assessment in Ihrem Haus durch, bei dem Sie uns und unsere Arbeitsweise unverbindlich kennenlernen.